Wat maakt een implementatie van een workflowsysteem succesvol? Bij de start van een project wordt vaak een business case opgesteld met de kosten en baten bij succesvolle implementatie van een nieuw systeem. Wat een workflowsysteem onderscheidt ten opzichte van administratie- of backofficesystemen is dat het een zeer grote impact heeft op de gebruikersorganisatie. De impact, die kan leiden tot grote weerstand bij de gebruikersorganisatie, is dat een workflowsysteem de primaire werkzaamheden van alle medewerkers raakt.
De basis van een workflowsysteem ligt in het proces. Vanuit het proces wordt gekeken welke medewerkers en systemen betrokken zijn. Om voortgang in een proces te kunnen maken is het van belang te weten welke informatie nodig is voor de uitvoer van het proces, bijvoorbeeld bij de invoer van een deelnemer in de administratie moeten wel de deelnemergegevens beschikbaar zijn.
In het onderstaande document wordt beschreven hoe een workflowsysteem kan worden gebouwd, zodat deze succesvol kan worden geimplementeerd bij een organisatie.